Aprende a gestionar toda la documentación del proceso de compraventa: proveedores, pedidos, facturas, incidencias y normativa de confidencialidad.
Mapa del proceso
Cada fase del proceso de compraventa lleva asociado un documento específico. Sin ese documento, la fase no queda registrada ni tiene validez administrativa o legal. Haz clic en cada etapa para ver qué ocurre, qué documento interviene y quién es responsable.
En el ámbito de la gestión administrativa comercial, la selección de proveedores es considerada una función estratégica, no meramente operativa. El proveedor condiciona directamente la calidad del producto final, los plazos de entrega al cliente, los costes de producción y, en última instancia, la satisfacción del cliente final. Por ello, las empresas desarrollan procedimientos sistemáticos de evaluación antes de incorporar a un proveedor a su cadena de suministro.
Para facilitar esta tarea, muchas empresas utilizan una ficha de evaluación de proveedores: un documento con criterios objetivos y ponderados que permite comparar ofertas de forma rigurosa y registrar la decisión tomada. Los proveedores que superan la evaluación quedan registrados en el fichero de proveedores homologados.
La empresa Oficinas del Sur S.L. (Sevilla) necesita adquirir 50 sillas ergonómicas para renovar sus instalaciones. El responsable de compras recibe tres ofertas y debe analizarlas para seleccionar al proveedor más adecuado. El precio es un factor relevante, pero también lo son el plazo de entrega (tienen un plazo límite por apertura de local) y el servicio de garantía.
| Criterio | 🏭 ProveedorFlex S.A. | 🏭 MobiliarioXL | 🏭 ErgonSur Coop. |
|---|---|---|---|
| Precio unitario (s/IVA) | 128 € | 115 € | 135 € |
| Total 50 ud. (s/IVA) | 6.400 € | 5.750 € | 6.750 € |
| Total con IVA 21% | 7.744 € | 6.957,50 € | 8.167,50 € |
| Plazo de entrega | 12 días hábiles | 28 días hábiles | 8 días hábiles |
| Garantía | 3 años | 1 año | 2 años |
| Condiciones de pago | A 30 días | Contado | A 60 días |
| Montaje incluido | No | No | Sí |
| Servicio posventa | Teléfono 9-18h | Email (48h respuesta) | Técnico en 24h |
¿Cuál es el objetivo del seguimiento de clientes?
Consolidar la relación con el cliente después de la venta, no solo resolver problemas.
El seguimiento se realiza una vez entregada la mercancía o prestado el servicio. Sirve para verificar que el cliente está satisfecho, detectar problemas a tiempo y generar confianza para futuras compras. Desde el punto de vista empresarial, fidelizar a un cliente existente cuesta entre 5 y 7 veces menos que captar uno nuevo: el seguimiento es, por tanto, también una decisión económica.
¿Qué es una queja? ¿Qué es una reclamación? ¿En qué se diferencian?
El cliente expresa su insatisfacción, pero no exige nada concreto. Es una comunicación de desagrado.
Ejemplo: «El trato del comercial fue bastante frío, no me sentí bien atendido.»
→ No genera expediente obligatorio, pero debe registrarse y atenderse igualmente.
El cliente solicita formalmente una reparación, devolución o compensación económica. Activa un procedimiento administrativo con plazos y responsables definidos.
Ejemplo: «Exijo la sustitución del sillón defectuoso o la devolución del importe.»
→ Genera expediente, plazos de respuesta obligatorios y documentación registrada.
¿Qué son las hojas de reclamaciones?
Documentos oficiales que cualquier cliente puede solicitar en un establecimiento para formular una reclamación ante la Administración.
¿Qué es el CRM?
CRM (Customer Relationship Management) es el sistema —y la estrategia— que usa la empresa para gestionar y registrar toda su relación con los clientes.
En la práctica diaria del auxiliar administrativo, el CRM es la herramienta donde se anota cada contacto, cada incidencia, cada compra y cada seguimiento de un cliente. Permite que cualquier persona de la empresa sepa, en cualquier momento, el historial completo de ese cliente sin tener que preguntar a nadie.
TechSupplies Iberia entregó 15 portátiles a Consultoría Digital Norte. A los 5 días, la auxiliar administrativa llama al cliente para confirmar la recepción y preguntar si todo funciona correctamente. El cliente responde que dos portátiles tienen el teclado en inglés en lugar de español. La administrativa registra la incidencia en el sistema, notifica al departamento técnico y propone solución: sustitución en 48 horas. Además, ofrece un descuento del 3% en el próximo pedido como compensación.
Haz clic en cada documento para ver su función, cuándo se usa y su relación con los demás.
🔍 ¿Presupuesto, factura proforma o factura? No son lo mismo
Tres documentos que incluyen precios y datos del cliente, pero con naturaleza jurídica, fiscal y comercial muy diferente. Confundirlos es uno de los errores más habituales en la administración comercial.
| Característica | 💬 Presupuesto | 📋 Factura proforma | 🧾 Factura |
|---|---|---|---|
| ¿Qué es? | Oferta de precio elaborada por el vendedor antes de que el cliente confirme la compra | Documento previo a la factura real, con el mismo aspecto pero sin valor fiscal ni contable | Documento oficial que acredita la operación realizada y genera obligación de pago |
| ¿Tiene valor fiscal? | No. No es un documento tributario | No. No se contabiliza ni genera IVA exigible | Sí. Es el único documento fiscalmente válido para deducir IVA |
| ¿Obliga al pago? | No directamente. Solo si el cliente lo acepta expresamente | No. Es informativo, para que el cliente tramite pagos, aduanas o financiación | Sí. Exige el pago en las condiciones indicadas |
| ¿Cuándo se emite? | Antes de la compra, a petición del cliente o por iniciativa comercial | Antes de la entrega, cuando el cliente necesita un documento con datos exactos (importaciones, concursos, créditos) | Tras la entrega de la mercancía o prestación del servicio (albarán firmado) |
| Numeración obligatoria | No (aunque es buena práctica numerarlos) | No con serie de factura. Se pueden numerar como PROF-001, PROF-002… | Sí. Serie y número correlativo obligatorio por ley (RD 1619/2012) |
| Incluye IVA | Puede incluirlo a modo orientativo | Sí, lo detalla, pero no es IVA exigible ni deducible | Sí, con valor fiscal pleno. El receptor puede deducírselo |
| Se contabiliza | No | No | Sí. Debe registrarse en el libro de facturas emitidas |
🔍 Propuesta comercial, orden de pedido y pedido urgente: ¿cuándo usar cada uno?
Una vez que el cliente decide comprar, la operación puede formalizarse de formas distintas. Conocer la diferencia evita malentendidos y protege a ambas partes ante posibles conflictos.
| Característica | 📨 Propuesta comercial del vendedor | 📝 Orden de pedido del comprador | ⚡ Pedido verbal / urgente |
|---|---|---|---|
| ¿Quién lo emite? | El vendedor, a iniciativa propia o como respuesta a una consulta | El comprador, aceptando las condiciones del presupuesto recibido | El comprador, de forma verbal o por teléfono/WhatsApp en situaciones de urgencia |
| Forma habitual | Documento escrito con descripción detallada, precios, condiciones de entrega y validez | Impreso normalizado o formulario del sistema de gestión (ERP). Puede enviarse por email o EDI | Sin soporte escrito en el momento. Se documenta después con un pedido por escrito o confirmación |
| Valor jurídico | Si el cliente la acepta, se convierte en contrato. Obliga al vendedor a cumplir las condiciones | Alta. Genera obligación contractual para ambas partes desde el momento de su envío y recepción | Bajo si no se confirma por escrito. En caso de disputa, difícil de probar |
| Qué activa | La decisión de compra del cliente y el inicio de la negociación o aceptación | El proceso logístico: picking en almacén, preparación y generación del albarán | La entrega inmediata. El documento escrito se genera a posteriori |
| Datos obligatorios | Descripción del producto, precio unitario, condiciones, fecha de validez, datos del emisor | Nº de pedido, referencia del producto, cantidad, precio, dirección de entrega, plazo, forma de pago | Los mismos, pero registrados después. Riesgo de olvido o error si no se confirma rápido |
| Riesgo si falta | El cliente puede negociar en peores condiciones o rechazar la oferta sin base documentada | Sin pedido escrito, si hay incidencia no hay prueba de lo acordado (cantidad, precio, plazo) | Conflictos frecuentes sobre lo pedido y lo entregado. Recomendable siempre confirmar por escrito |
🔍 Carta de porte: nacional, CMR internacional y talón de transporte urgente
Cuando la mercancía sale del almacén del vendedor en manos de un transportista, se necesita un documento que regule ese contrato de transporte. Existen variantes según el tipo de envío.
| Característica | 🚚 Carta de porte nacional | 🌍 CMR — Internacional | 📦 Albarán de transporte / Talón urgente |
|---|---|---|---|
| ¿Qué es? | Contrato escrito entre remitente y transportista para el envío por carretera dentro de España | Carta de porte internacional normalizada para transporte de mercancías entre países europeos | Documento simplificado que usa el transportista (mensajería, paquetería urgente) para entregas rápidas |
| Marco legal | Ley 15/2009 de Contrato de Transporte Terrestre de Mercancías | Convenio CMR (Ginebra, 1956). Obligatorio en todos los envíos internacionales por carretera en la UE | Sin regulación específica. Condiciones generales del transportista (SEUR, MRW, DHL, Correos…) |
| ¿Quién lo emite? | El remitente (vendedor) o la empresa de transporte contratada | El remitente, en tres originales: uno para él, uno para el destinatario y uno para el transportista | El transportista o mensajero en el momento de la recogida |
| Responsabilidad | El transportista responde por daños o pérdidas durante el trayecto, salvo causa mayor | El transportista responde con límites fijados por el CMR (8,33 DEG por kg de peso bruto) | Limitada. Las condiciones de responsabilidad están en la letra pequeña del contrato del servicio |
| Qué contiene | Remitente, destinatario, descripción mercancía, peso, destino, fecha, precio del porte | Los mismos datos + país de destino, instrucciones aduaneras, número CMR, firma de 3 partes | Nº de seguimiento, remitente, destinatario, descripción básica del bulto, firma en entrega |
| Relación con el albarán | Documentos complementarios: el albarán acredita la entrega; la carta de porte regula el transporte | Igual. En exportaciones, se acompaña además de documentos aduaneros (DUA, factura comercial) | El talón de entrega actúa parcialmente como albarán en envíos de pequeño tamaño |
🔍 Albarán conforme, con reserva y de devolución: tres situaciones distintas
El albarán es el documento que cierra la fase de entrega. Pero no siempre la entrega es perfecta: la forma en que se firma el albarán tiene consecuencias jurídicas directas sobre la posibilidad de reclamar después.
| Característica | ✅ Albarán conforme | ⚠️ Albarán con reserva | ↩️ Albarán de devolución |
|---|---|---|---|
| ¿Qué significa? | El receptor acepta la mercancía sin ninguna objeción: cantidad, estado y referencia son correctos | El receptor detecta una anomalía en el momento de la entrega y lo hace constar por escrito en el albarán antes de firmar | Se emite cuando el receptor devuelve mercancía al proveedor (defectuosa, sobrante, errónea) |
| Cómo se firma | Firma simple del receptor, con nombre, cargo y fecha. Sin anotaciones adicionales | Firma con anotación manuscrita: "Recibido con reserva: [descripción de la anomalía]" — fecha y firma | Documento nuevo emitido por el comprador, con referencia al albarán original y descripción de lo que se devuelve |
| Consecuencia jurídica | El vendedor queda liberado de responsabilidad sobre el estado y cantidad entregada | Preserva el derecho a reclamar. Sin esta anotación, el Art. 336 del Código de Comercio presume conformidad | Obliga al proveedor a emitir una nota de abono o factura rectificativa por el importe devuelto |
| Qué genera | La base para emitir la factura. Si el albarán no está firmado como conforme, la factura puede bloquearse | Apertura de un expediente de incidencia. El proveedor debe responder y corregir antes del pago | Un crédito a favor del comprador. La mercancía devuelta debe acompañarse del albarán de devolución |
| ¿Incluye precios? | No. El albarán solo acredita la entrega física. Los importes van en la factura | No. La reserva es sobre unidades, estado o referencia, no sobre precios | Puede incluir la valoración de lo devuelto para facilitar la nota de abono |
| Copias habituales | Dos: una para el vendedor (con firma del receptor) y otra para el comprador | Igual, con la anotación de reserva en ambas copias | Tres: una para el comprador, una para el proveedor, una para el transportista |
🔍 Justificante de pago: recibo, transferencia bancaria y cheque
El justificante de pago cierra el ciclo administrativo. Acredita que la factura ha sido abonada. Según la forma de pago utilizada, el documento que lo prueba es diferente.
| Característica | 🧾 Recibo firmado | 🏦 Transferencia bancaria | 📄 Domiciliación / Adeudo | 💳 Cheque / Pagaré |
|---|---|---|---|---|
| ¿Qué es? | Documento que firma el receptor del dinero confirmando que lo ha cobrado | Orden de pago del banco del comprador al banco del vendedor | El vendedor carga automáticamente la factura en la cuenta del comprador según acuerdo previo | Documento mercantil que ordena el pago de una cantidad a una fecha determinada |
| ¿Cuándo se usa? | Pagos en efectivo o en mano. Cada vez menos habitual en empresas por el control del efectivo | El medio más habitual en operaciones entre empresas (B2B). Pago a 30, 60 o 90 días | Contratos de suministro periódico: electricidad, teléfono, suscripciones, proveedores habituales | Operaciones con financiación a plazos. El pagaré garantiza el pago en una fecha futura |
| Prueba documental | El recibo original firmado, con fecha, importe, nº de factura y firma del cobrador | Justificante de transferencia emitido por la banca online o extracto bancario con el movimiento | Extracto bancario con el adeudo. El SEPA da 8 semanas para impugnar un cargo | El cheque/pagaré endosado o el justificante bancario de su cobro |
| ¿Se archiva? | Sí. Junto a la copia de la factura pagada, en el expediente del cliente/proveedor | Sí. El justificante digital o impreso se adjunta a la factura en el sistema de gestión | Sí. El extracto bancario mensual sirve como prueba global de todos los adeudos del período | Sí. El pagaré o cheque debe conservarse hasta que se confirme el cobro bancario |
| Cierra el ciclo | ✅ En todos los casos: la factura se marca como "cobrada" en el sistema de gestión y el expediente queda archivado | |||
Los siguientes documentos están desordenados. Arrástralos o anota en tu cuaderno el orden correcto en que aparecen durante el proceso de compraventa.
| 📋 Datos obligatorios en toda factura (RD 1619/2012) | ⚠️ Error frecuente | ✅ Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Número y serie de factura | Número duplicado o con saltos en la serie | Usar numeración automática del programa de facturación |
| Fecha de emisión y fecha de la operación | Fecha de emisión anterior a la de entrega del albarán | La factura nunca puede ser anterior al albarán que la origina |
| NIF/CIF completo de emisor y receptor | NIF con dígito incorrecto o formato inválido (debe tener 9 caracteres) | Verificar en el fichero de clientes antes de emitir |
| Nombre, razón social y dirección de ambas partes | Dirección fiscal desactualizada del cliente | Pedir confirmación de datos al iniciar la relación comercial |
| Descripción de los bienes o servicios | Descripción genérica o sin referencia de producto | Incluir siempre la referencia del artículo y la cantidad exacta |
| Precio unitario y descuentos aplicados | Olvidar aplicar el descuento pactado en el presupuesto | Cotejar la factura con el presupuesto u orden de pedido antes de enviar |
| Base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA | Tipo de IVA equivocado: aplicar 21% a un producto que tributa al 10% o al 4% | Consultar la tabla de tipos reducidos si hay dudas sobre el producto |
| Importe total de la operación | Total que no cuadra con la suma de base + IVA | Recalcular siempre. En papel, comprobar dos veces antes de firmar |
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y servicios en cada fase del proceso de producción y distribución. Lo paga en última instancia el consumidor final, porque es el único que no puede recuperarlo. Las empresas actúan como intermediarias: cobran el IVA a sus clientes y lo ingresan a Hacienda, descontando previamente el que ellas mismas han pagado a sus proveedores. Por eso, para una empresa, el IVA es neutral: no supone un coste real salvo en operaciones exentas o con tipos reducidos donde no se puede recuperar íntegramente.
En la gestión administrativa es fundamental distinguir dos conceptos. El IVA repercutido es el que la empresa cobra a sus clientes al emitir una factura: lo incluye en el precio y después lo ingresa a Hacienda. El IVA soportado es el que la empresa paga a sus proveedores cuando compra bienes o servicios: tiene derecho a deducírselo de lo que debe ingresar. Al final de cada trimestre, la empresa declara la diferencia entre ambos: si ha repercutido más de lo que ha soportado, ingresa la diferencia; si ha soportado más de lo que ha repercutido, Hacienda le devuelve el exceso o lo compensa en períodos siguientes.
💶 IVA al 21 % — Tipo general
Se aplica a todas las operaciones que no estén expresamente incluidas en los tipos reducidos o en la exención. Es el tipo más habitual en operaciones comerciales entre empresas.
| Categoría | Ejemplos de operaciones |
|---|---|
| Bienes industriales y electrónica | Ordenadores, impresoras, maquinaria industrial, material de oficina, componentes electrónicos |
| Servicios profesionales | Asesoría jurídica, consultoría empresarial, publicidad y marketing, servicios informáticos |
| Vehículos y sus accesorios | Coches, furgonetas, camiones, motocicletas, recambios de vehículos |
| Alquiler de locales y oficinas | Arrendamiento de local comercial, alquiler de nave industrial, alquiler de despacho |
| Ropa, calzado y textil | Uniformes de trabajo, ropa de protección, calzado de seguridad |
| Bebidas alcohólicas y tabaco | Vinos, cervezas, licores, tabaco en cualquier formato |
| Servicios de transporte de mercancías | Transporte entre empresas, mensajería urgente, servicios logísticos |
| Telecomunicaciones | Telefonía fija y móvil de empresa, internet, servicios en la nube (SaaS) |
🟢 IVA al 10 % — Tipo reducido
Se aplica a bienes y servicios de consumo frecuente que el legislador considera conveniente gravar con menor carga fiscal. Muy presente en la hostelería, la alimentación no básica y el transporte de personas.
| Categoría | Ejemplos de operaciones |
|---|---|
| Alimentos no básicos | Carne, pescado, marisco, embutidos, conservas, productos elaborados listos para consumir |
| Hostelería y restauración | Restaurantes, cafeterías, bares, hoteles, apartamentos turísticos, catering |
| Transporte de viajeros | Autobús urbano e interurbano, tren, metro, taxi, vuelos nacionales de pasajeros |
| Espectáculos y actividades culturales | Cine, teatro, conciertos, museos, exposiciones, eventos deportivos de pago |
| Flores y plantas ornamentales | Centros florales, plantas de jardín, semillas decorativas |
| Entrega de viviendas nuevas | Primera transmisión de vivienda habitual (no VPO). La segunda transmisión lleva ITP, no IVA |
| Servicios de limpieza en domicilios | Servicios de limpieza de hogares particulares prestados por empresas |
🟡 IVA al 4 % — Tipo superreducido
Reservado para bienes de primera necesidad y ciertos productos de especial interés social. Es el tipo más bajo del sistema y beneficia directamente al consumidor final.
| Categoría | Ejemplos de operaciones |
|---|---|
| Alimentos básicos | Pan, harinas panificables, leche, queso, huevos, cereales, frutas, verduras y legumbres frescas |
| Libros y publicaciones | Libros impresos, periódicos y revistas en papel (los digitales tienen el mismo tipo desde 2023) |
| Medicamentos de uso humano | Fármacos con prescripción médica, preparados farmacéuticos para consumo humano |
| Vivienda de protección oficial (VPO) | Primera entrega de viviendas con régimen de protección pública |
| Vehículos para personas con discapacidad | Vehículos adaptados para personas con movilidad reducida (con requisitos específicos) |
| Prótesis e implantes médicos | Sillas de ruedas, prótesis ortopédicas, aparatos para personas con discapacidad |
🚫 Operaciones exentas de IVA
La ley las excluye del impuesto por razones de política social, económica o de interés general. La factura no incluye IVA y debe indicar expresamente que la operación está exenta, citando el artículo aplicable de la Ley 37/1992.
| Categoría | Ejemplos | Matiz importante |
|---|---|---|
| Educación reglada | Matrículas en colegios, institutos y universidades oficiales | Las academias privadas y cursos no reglados sí llevan IVA (21 %) |
| Servicios sanitarios | Consultas médicas, intervenciones quirúrgicas, servicios de enfermería, hospitales | Los servicios estéticos sin finalidad terapéutica pueden tributar al 21 % |
| Servicios financieros | Préstamos bancarios, operaciones de cambio de divisa, gestión de cuentas | Los servicios de asesoramiento financiero sí llevan IVA (21 %) |
| Seguros | Primas de seguros de vida, hogar, salud, automóvil | Las primas llevan un impuesto propio: el IPS (Impuesto sobre Primas de Seguros) |
| Alquiler de vivienda habitual | Arrendamiento de piso o casa para uso residencial | El alquiler de locales, naves u oficinas tributa al 21 % |
| Servicios postales públicos | Correos ordinario, sellos, envíos básicos prestados por Correos como operador público | Los servicios de mensajería urgente y paquetería privada sí llevan IVA |
🌍 Operaciones con IVA al 0 %
La operación sí está sujeta al IVA, pero el tipo aplicable es cero. Esto significa que el vendedor puede deducirse el IVA soportado en sus compras, a diferencia de las exenciones.
| Categoría | Ejemplos | Requisito clave |
|---|---|---|
| Exportaciones fuera de la UE | Venta de mercancías a empresas de México, EE.UU., Japón, Marruecos… | Debe acreditarse la salida física de la mercancía del territorio de la UE (DUA de exportación) |
| Entregas intracomunitarias | Venta de productos a una empresa alemana, francesa o italiana registrada en el ROI | El comprador debe estar registrado en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) |
| Operaciones con organismos internacionales | Suministros a embajadas, organismos de la ONU, instituciones diplomáticas | Requiere reconocimiento oficial del organismo y documentación específica |
⚖️ ¿Cuál es la diferencia real entre IVA 0 % y operación exenta?
| Concepto | 🌍 IVA al 0 % | 🚫 Exenta de IVA |
|---|---|---|
| ¿Está sujeta al IVA? | Sí. Es una operación sujeta con tipo cero | Sí está en el ámbito del IVA, pero la ley la excluye de tributar |
| IVA en la factura | Aparece la línea de IVA con importe 0 € y mención a la base legal | No se repercute IVA. La factura indica expresamente «operación exenta» |
| ¿Se deduce el IVA soportado? | Sí. El vendedor recupera el IVA pagado en sus compras | Normalmente no. Esta es la diferencia económica clave |
| Impacto en tesorería | Neutro para el vendedor: recupera el IVA soportado vía declaración | El IVA soportado se convierte en un coste real para el prestador del servicio |
| Error más frecuente | Confundirla con una exención y no incluir la referencia legal en la factura | Incluir IVA en la factura cuando no procede: el documento quedaría incorrecto |
Lee cada situación e identifica si corresponde a una operación con IVA al 0 %, a una operación exenta de IVA, o al tipo general del 21 %. Luego despliega la solución para comprobarlo.
Actúa como personal administrativo de una empresa. Para cada operación, decide si la factura debe incluir IVA al 21 %, IVA al 0 % o estar exenta. Anota tu respuesta y después despliega la solución con la explicación.
| Nº | Operación | Tu respuesta | Solución |
|---|---|---|---|
| 1 | Una empresa vende 500 € en material de oficina a otra empresa de Sevilla. | Anótala en tu cuaderno | |
| 2 | Una empresa española exporta productos por valor de 2.000 € a una empresa de Chile. | Anótala en tu cuaderno | |
| 3 | Un médico privado factura una consulta por 90 €. | Anótala en tu cuaderno | |
| 4 | Una empresa alquila un local comercial para oficinas por 1.200 € mensuales. | Anótala en tu cuaderno | |
| 5 | Una universidad pública cobra una matrícula oficial de grado por 1.000 €. | Anótala en tu cuaderno | |
| 6 | Un restaurante emite factura por un servicio de catering para una empresa: 800 €. | Anótala en tu cuaderno | |
| 7 | Una farmacia vende medicamentos con prescripción médica por valor de 150 €. | Anótala en tu cuaderno | |
| 8 | Una librería vende libros de texto en papel a un colegio por importe de 600 €. | Anótala en tu cuaderno |
Ejemplo: 200€ × 1,21 = 242€ con IVA 21%
Ejemplo: 500€ con 8% dto. → 500 × 0,92 = 460€
Ejemplo: coste 80€, PVP 120€ → (120-80)/80 × 100 = 50%
Ejemplo: 400€ + 25€ portes + 8€ embalaje = 433€
Vas a investigar qué actividades económicas están exentas de IVA y cuáles tributan, utilizando herramientas de IA como Claude o ChatGPT. Aplicarás el método de prompting trabajado en clase.
Sectores que debes investigar:
El cotejo documental es un procedimiento de control interno que consiste en comparar sistemáticamente los datos de varios documentos relacionados con la misma operación, con el fin de verificar su coherencia y detectar errores, omisiones o irregularidades antes de que tengan consecuencias económicas o legales.
En la gestión administrativa de compraventa, el cotejo fundamental se realiza entre tres documentos: el pedido (lo que se solicitó), el albarán (lo que se entregó) y la factura (lo que se cobra). Ninguna factura debería aprobarse para pago sin haber verificado previamente que coincide con el pedido y con el albarán.
Las discrepancias más frecuentes son: diferencia de cantidades entre lo pedido y lo entregado o facturado; diferencia de precios respecto al presupuesto original; aplicación incorrecta de descuentos o porcentajes de IVA; y datos identificativos erróneos (NIF, referencia del producto). Cada discrepancia debe comunicarse al proveedor antes de proceder al pago.
🔄 El ciclo del cotejo documental
📋 Discrepancias más habituales en el cotejo
| Tipo de discrepancia | Dónde se detecta | Documento a revisar | Solución |
|---|---|---|---|
| Cantidad entregada ≠ cantidad pedida | Pedido vs. Albarán | Pedido + Albarán | Entrega del resto o nota de abono |
| Precio facturado ≠ precio acordado | Pedido vs. Factura | Pedido + Presupuesto | Factura rectificativa |
| Descuento no aplicado o incorrecto | Pedido vs. Factura | Pedido + Presupuesto | Factura rectificativa |
| Cantidad facturada ≠ cantidad entregada | Albarán vs. Factura | Albarán firmado | Factura rectificativa |
| NIF o datos del receptor erróneos | Factura | Ficha de cliente | Factura rectificativa |
| Tipo de IVA incorrecto | Factura | Normativa IVA | Factura rectificativa |
Los tres documentos siguientes pertenecen a la misma operación. Analízalos y detecta las inconsistencias.
Compara los tres documentos anteriores y responde:
La gestión de incidencias es el conjunto de procedimientos administrativos que se activan cuando se detecta una desviación respecto a lo pactado en la operación de compraventa. Las incidencias pueden surgir en cualquier fase del proceso: en la preparación del pedido, durante el transporte, en la entrega o tras la misma al revisar la documentación.
Desde el punto de vista interdepartamental, la incidencia debe transmitirse al departamento competente para resolverla: si es un error de cantidad, al almacén; si es un error de precio o documento, a administración; si es un problema de transporte, a logística. El auxiliar administrativo actúa como coordinador y registrador del proceso, no como resolutivo final en todos los casos.
⚖️ Obligaciones del comprador al recibir mercancía — Código de Comercio
| Obligación | Cuándo | Consecuencia de no cumplirla |
|---|---|---|
| Examinar la mercancía en el momento de la recepción | En el acto de la entrega | Se presume que la recepción fue conforme |
| Comunicar defectos aparentes al vendedor (calidad, cantidad, estado) | En los 4 días siguientes a la entrega (Art. 336) | Se pierde el derecho a reclamar por esos defectos |
| Comunicar defectos ocultos que no eran visibles en la entrega | En los 30 días desde que se descubren (Art. 342) | Se extingue la acción de saneamiento |
| Firmar el albarán con reserva si detecta alguna anomalía | En el momento de la firma | Un albarán firmado sin reservas tiene valor de conformidad plena |
| Conservar la mercancía en depósito si rechaza el pedido | Mientras dura la reclamación | Si la destruye o usa, pierde la reclamación |
📋 Tipos de incidencias habituales
🔄 Protocolo de gestión de incidencias
LogiSur Distribución (Málaga) recibe un pedido de un cliente por 60 cajas de papel de impresión. Al preparar el pedido, el almacén detecta que solo quedan 45 cajas. El auxiliar administrativo registra la incidencia, notifica al responsable de compras para gestionar el reabastecimiento urgente, y contacta al cliente para informarle del retraso parcial. Se acuerda entregar las 45 unidades disponibles hoy y las 15 restantes en 48 horas. Se emite una nota de entrega parcial con el albarán correspondiente.
📋 Obligaciones del auxiliar administrativo en materia de datos
✅ Debes hacer
❌ No debes hacer
La auxiliar administrativa Laura necesita enviar urgentemente una lista con datos de 40 clientes (nombre, NIF, dirección y teléfono) a un transportista externo para gestionar entregas. En lugar de usar el correo corporativo cifrado de la empresa, lo envía desde su Gmail personal porque "así va más rápido". Este acto constituye una cesión no autorizada de datos personales por canal no seguro, lo que incumple el RGPD y la LOPD-GDD, independientemente de las intenciones de Laura.
Lee cada situación y decide si se incumple la normativa de protección de datos. Justifica tu respuesta indicando qué principio o artículo se vulnera.
Material de repaso
| Fase | Documento |
|---|---|
| Solicitud | Solicitud / CRM |
| Oferta | Presupuesto |
| Compra | Pedido |
| Transporte | Carta de porte |
| Entrega | Albarán firmado |
| Facturación | Factura fiscal |
| Cobro | Justificante pago |
| Depto. | Función principal |
|---|---|
| Comercial | Presupuesto y captación |
| Administración | Pedidos, facturas, archivo |
| Almacén | Preparación y albarán |
| Logística | Transporte y entrega |
| Contabilidad | IVA, cobros, cierres |
| At. al cliente | Incidencias, postventa |
| Tipo | % | Ejemplo |
|---|---|---|
| General | 21% | Electrónica, ropa |
| Reducido | 10% | Restauración, transporte personas |
| Superreducido | 4% | Pan, libros, medicamentos |
| Exento | 0% | Educación reglada, seguros |
| Error | Consecuencia |
|---|---|
| Pedido sin registrar | Pérdida del encargo |
| Entrega sin albarán | Sin prueba legal |
| NIF erróneo en factura | Factura inválida |
| Dto. no aplicado | Conflicto de cobro |
| Datos por WhatsApp | Infracción RGPD |
Autoevaluación
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